Większość osób trafia tu szukając gotowego pliku do wydruku. Uczciwie: nie ma tu pliku do pobrania. Jest za to lista pól, którą można przepisać do zeszytu, arkusza albo programu w pięć minut — i, co ważniejsze, wyjaśnienie, które z nich rzeczywiście przetrwają w codziennej pracy.
To rozróżnienie ma znaczenie, bo gotowe wzory z internetu mają zwykle jedną wspólną cechę: są za długie. Karta z dwudziestoma polami wygląda profesjonalnie i zostaje porzucona po dwóch tygodniach, bo nikt nie wypełnia dwudziestu pól między klientkami.
Po co to w ogóle jest
- Powtarzalność. Ten sam efekt za każdym razem to rzecz, za którą stałe klientki płacą najchętniej — i której nie da się utrzymać z pamięci powyżej pewnej liczby osób.
- Ochrona. Gdy pojawia się spór o wykonaną pracę, zapis zamienia dwa różne wspomnienia w fakt.
- Powroty. Widać, kto wypadł ze swojego rytmu — to jedyny sposób, żeby zauważyć klientkę, zanim znajdzie kogoś innego.
Pamięć wystarcza mniej więcej do dwudziestu osób. Przy czterdziestu zaczyna się mylić, przy osiemdziesięciu przestaje działać — i pojawia się zdanie, które kosztuje więcej, niż brzmi: „przypomni mi pani, co robiłyśmy ostatnio?".
Lista pól — do przepisania
Zasada jedna: zapisuj to, o co inaczej musiałabyś zapytać ponownie. Wszystko poza tym to szum.
- Imię i telefonTelefon jako identyfikator, nie imię — imion powtarzających się jest wiele, numer jest jeden.
- Co było robione, konkretnieNie „manicure", tylko usługa, kształt, długość, wykończenie, odcień. Za sześć tygodni „tak jak ostatnio" musi coś jednoznacznie znaczyć.
- Czym — produkty i materiałyNiemożliwe do odtworzenia z pamięci, a rozstrzygające i przy powtórzeniu efektu, i przy wyjaśnianiu problemu.
- Przeciwwskazania i reakcjeAlergie, wrażliwość, stan płytki lub skóry, czego nie wolno. Najważniejsze pole pod względem bezpieczeństwa — i najczęściej trzymane „w głowie".
- Czego chciała, jej słowami„Chce krócej niż ostatnio", „nie lubi mocnych kolorów". To skraca i uściśla następną konsultację bardziej niż cokolwiek innego.
- Ile realnie się trzymałoJej własny odstęp, nie średnia dla usługi. To on pokazuje, kiedy wypadła z rytmu.
- ZdjęcieJedno–dwa, przy tym samym świetle. Działa jednocześnie jako pamięć, portfolio i dowód.
Siedem pól. Jeśli chcesz zacząć od trzech — weź: co było robione, czym, i przeciwwskazania. Resztę dołożysz, gdy wejdzie w nawyk.
Czego nie zapisywać
Nadmiar pól to główny powód porzucania kart. Jeśli wypełnienie zajmuje więcej niż pół minuty, nie przetrwa realnego dnia pracy.
- Życia prywatnego klientki. Pokusa dopisania „w trakcie rozwodu" jest duża, pożytek wątpliwy, ryzyko realne.
- Ocen ludzi. „Trudna", „zawsze się spóźnia" — rzeczy, których nie chciałabyś nikomu pokazać, a które źle wyglądają, jeśli kiedyś zostaną pokazane.
- Tego, co i tak widać w historii wizyt: dat, kwot, nazw usług.
- Długich akapitów. Trzy krótkie linijki są czytane, akapit nie.
Gdzie to prowadzić
| Gdzie | Problem, który ujawnia się później |
|---|---|
| Zeszyt | Nie da się szukać, nie przetrwa przeprowadzki, istnieje w jednym egzemplarzu |
| Notatki w telefonie | Oderwane od rezerwacji; znikają razem z aparatem |
| Rozmowy z klientką | Znalezienie czegokolwiek po pół roku jest praktycznie niemożliwe |
| Program salonu | To zapisy salonu: co zachowasz po odejściu, zależy od ustaleń |
Ostatni wiersz warto przeczytać uważnie, jeśli pracujesz w salonie. Zapisy prowadzone latami potrafią stać się niedostępne w dniu zakończenia współpracy. To nie kwestia zaufania do konkretnych osób — to kwestia tego, co ustaliliście: kto jest administratorem tych danych, kto ma do nich dostęp i co każda strona może zachować po zakończeniu współpracy. Lepiej ustalić to na starcie niż w ostatnim dniu.
Dlatego przy zapisach własnej działalności kryterium jest takie samo jak przy bazie kontaktów: czy możesz je otworzyć i wyeksportować, kiedy potrzebujesz, bez pytania kogokolwiek. Przy zapisach prowadzonych w cudzej firmie kryterium jest inne: czy umowa mówi, kto co zachowuje.
Jak zacząć bez straconego wieczoru
- Nie uzupełniaj wstecz. Zacznij od osób zapisanych na ten tydzień.
- Wypełniaj w trakcie wizyty, nie wieczorem. Wieczorem się nie przypomni i nie zostanie zrobione.
- Zacznij od trzech pól. Resztę dołóż, kiedy wejdzie w nawyk.
- Zdjęcie od razu po pracy, póki klientka jeszcze siedzi.
- Po dwóch cyklach sprawdź: czy potrafisz powtórzyć efekt, patrząc wyłącznie w zapis? Jeśli nie — brakuje jednego konkretnego pola. Dołóż właśnie je.
Czy potrzebuję zgody na zdjęcia prac?
Do własnych zapisów to część pracy. Do publikacji w mediach społecznościowych — tak, i lepiej mieć ją wyraźnie niż domyślnie. To dwie różne rzeczy i warto je rozdzielać.
Klientka prosi o usunięcie swoich danych. Co wtedy?
Zareagować. To jej prawo, i znacznie lepiej, gdy usunięcie jest technicznie możliwe, niż gdy trzeba tłumaczyć, dlaczego dane są „gdzieś w zeszycie". Część zapisów może wymagać zachowania z innych powodów — sprawdź, co obowiązuje w twoim przypadku, i powiedz klientce, co usunęłaś, a co zostało i dlaczego.
Mam już sto klientek w głowie. Za późno?
Nie, ale nie odtwarzaj przeszłości. Zacznij od bieżących wizyt — w ciągu dwóch cykli większość aktywnych klientek i tak przez Ciebie przejdzie i znajdzie się w systemie.