Begin met het werk dat je al hebt.
Neem je klanten en komende afspraken mee, controleer het resultaat en kies wanneer je in Maestira gaat werken.
We mailen je zodra de toegang opengaat. Je proefperiode van 60 dagen begint pas wanneer jij besluit echte boekingen aan te nemen in Maestira.Vier routes erin, één resultaat.
Wat je nu ook gebruikt, het doel is hetzelfde: een gecontroleerde agenda en klantenlijst waarmee je kunt werken. Kies de route die bij jouw situatie past; je kunt ze combineren.
Uit boekingssoftware
Exporteer klanten, behandelingen en komende afspraken uit je huidige tool in het formaat dat die aanbiedt, en importeer dan het bestand. Wat een tool exporteert, verschilt, dus het voorbeeld laat precies zien wat er is aangekomen. Exporteert je tool iets anders, neem dan contact met ons op en stuur een voorbeeld zonder klantgegevens.
Uit een spreadsheet of contactenlijst
Een lijst met klanten met namen, telefoonnummers, e-mailadressen en notities, in een spreadsheetbestand. Koppel de kolommen en controleer het voorbeeld.
Uit een agenda
Komende afspraken uit een agenda-export worden boekingen met de klant, behandeling en tijd die jij bevestigt. Eerdere afspraken kunnen blijven waar ze zijn.
Handmatig
Een notitieboek of een chatgeschiedenis heeft geen export. Voer de afspraken in die je al hebt toegezegd en voeg vaste klanten toe wanneer ze langskomen; voor de rest werken de importtools later.
Wat er overgaat, en wat afhangt van je bron.
Niets op deze lijst is voor elke tool gegarandeerd. Het voorbeeld laat zien wat je export echt bevatte.
Standaard
- Klanten: namen, contactgegevens, notities
- Behandelingen met tijdsduren en prijzen
- Komende afspraken met klant, behandeling, professional en tijd
- Teamleden en resources zoals ruimtes en stoelen, gekoppeld aan die van jou
Hangt af van je bron
- Bezoekhistorie en eerdere afspraken
- Pakkettegoeden, aanbetalingen en andere beginsaldi
- Foto's en documenten, alleen die je zaak mag bewaren
- Verbanden tussen afspraken binnen een sessieplan of project
Wat jouw specialisatie meestal moet meenemen, lees je op de pagina van je specialisatie.
Koppel de kolommen en laat de controles hun werk doen.
Koppelen
Vertel Maestira welke kolom de naam, het telefoonnummer, de behandeling en de datum is. Gangbare kolomnamen worden herkend; de rest bevestig jij.
Valideren
Elke rij wordt gecontroleerd: ontbrekende verplichte velden, datums die niet te lezen zijn, tijden buiten je openingstijden, een professional die nog niet bestaat, twee rijen die op één klant lijken.
Beslissen
Elke probleemrij toont de reden en de keuzes: corrigeren, samenvoegen, overslaan, of behouden en markeren voor controle. Er wordt niets opgeslagen totdat jij bevestigt.
Zie de problemen voordat ze in je agenda staan.
Een import die zijn fouten verbergt, is erger dan geen import. Het voorbeeld toont elke rij die een beslissing vraagt, en het resultaat nadat je die hebt genomen.
48 rijen · 3 vragen een beslissing
- 12Sara Lindqvist
- 13Sarah LindqvistMogelijk dubbel met rij 12 (zelfde telefoonnummer)Samenvoegen met Sara LindqvistAls aparte klant houden
- 21Tomasz NowakOngeldige datum (31 november bestaat niet)Datum bewerkenRij overslaan
- 22Ines Costa
- 30Leila HaddadBeginsaldo: 3 van 5 resterend, niet geverifieerd3 resterend bevestigenAnder saldo instellenNiet geverifieerd laten
- 31Noah Weber
48 rijen · 0 vragen een beslissing · 1 gemarkeerd voor controle
- 12 + 13Sara LindqvistSamengevoegd
- 21Tomasz NowakDatum door jou gecorrigeerd
- 30Leila HaddadBeginsaldo, niet geverifieerd
De agenda van morgen, met de historie erbij.
Als je bevestigt, staan de komende afspraken in de agenda, bevat elke klantkaart de geïmporteerde notities en historie, en hebben je behandelingen de tijdsduren die je hebt meegenomen. Open de dagweergave van morgen en je kunt ermee werken: de klant zien, het bezoek afronden, de betaling vastleggen, de volgende afspraak boeken. Je oude tool kan blijven draaien tot de dag waarop je overstapt.
- 11:00Sara LindqvistKleur opfrissen + knippen
- Geïmporteerd
- Gisteren
- Eerdere bezoeken
- 2
- Notitie
- “Voorkeur voor koele tint, laatste formule genoteerd”
Saldi komen binnen als wat ze zijn: een beginpunt.
Je oude tool weet hoeveel sessies een klant nog heeft of welke aanbetaling iemand heeft gedaan. Maestira legt dat vast als beginsaldo, los van de transacties die het vanaf nu vastlegt.
Pakketten
Resterende sessies of tegoed worden geïmporteerd als beginsaldo, met de bron en datum erbij. De klantkaart toont het als niet geverifieerd totdat jij het bevestigt, en elk bezoek daarna schrijft er zoals gewoonlijk van af.
Aanbetalingen
Een aanbetaling voor een toekomstige afspraak wordt bij die afspraak vastgelegd als beginbedrag. Het wordt in Maestira geen betalingstransactie; het is het bedrag dat je al in handen hebt.
Beginsaldi in het algemeen
Geïmporteerde saldi worden nooit vermengd met geverifieerde historie. Rapportages maken onderscheid tussen “meegenomen” en “hier vastgelegd”, zodat een afrekening met een teamlid of huurder nooit een niet-geverifieerd bedrag als verdiend werk telt.
Hoe afrekeningen deze bedragen gebruiken: team- en huurafrekeningen.
Bereid alles voor naast je oude tool. Stap over op één dag.
Twee actieve agenda's die niet met elkaar praten, leiden tot dubbele boekingen. De overstap is zo opgezet dat je nooit echt met beide tegelijk hoeft te werken.
Voorbereiden
Importeer, controleer en corrigeer terwijl je oude tool nog boekingen aanneemt. Het voorbeeld en het inrichten starten je proefperiode niet (hoe de proefperiode werkt).
Bijwerken
Kort voor de overstap importeer je de nieuwste komende afspraken opnieuw. Rijen die al zijn geïmporteerd, worden herkend en niet dubbel aangemaakt.
Overstappen
Op de dag die jij kiest, ga je aan de slag in Maestira en neem je in de oude tool geen nieuwe boekingen meer aan. Vervang je boekingslink overal waar je hem hebt geplaatst.
Vertel het je klanten op jouw manier
De import stuurt niemand een bericht. Geïmporteerde komende afspraken krijgen e-mailherinneringen van Maestira vanaf je overstapdag, niet eerder, zodat klanten niet door twee tools worden herinnerd. Zodra je live bent, gaan bevestigingen en herinneringen voor nieuwe boekingen zoals gewoonlijk per e-mail, en jij bepaalt wat je over de overstap vertelt.
Imports kunnen worden gecontroleerd en ongedaan gemaakt voordat je live gaat. Bewaar de export van je oude tool totdat je tevreden bent.
Wat erin gaat, kan er ook weer uit.
De export bevat klanten, afspraken, bezoekhistorie, notities, pakket- en betalingsregistraties, de bestanden die je zaak mag bewaren, en de koppelingen daartussen, niet alleen een contactenlijst. Hij is beschikbaar zolang je abonnee bent en daarna volgens de overgangsvoorwaarden die worden gepubliceerd voordat je betaalt. Een teamlid of huurder die vertrekt, neemt mee wat bij de eigen zaak hoort, niet de gegevens van de hele studio; de regels zijn in beide richtingen hetzelfde.
Hoe toegang en historie worden afgebakend als iemand vertrekt, in Hulp.
Vragen over overstappen
Welke bestandsformaten kan ik importeren?
Een spreadsheet of bestandsexport uit je huidige tool, een contactenlijst in dezelfde vorm en een agenda-export voor komende afspraken. De importstap toont welke formaten worden geaccepteerd op het moment dat je hem gebruikt.
Komen bezoekhistorie en foto's mee?
Als je export ze bevat. Historie en notities worden aan het klantdossier gekoppeld; foto's en documenten kunnen aan de klant of het bezoek worden gekoppeld als de export ze bevat en je zaak ze mag bewaren. Wat je export niet bevat, blijft zichtbaar als ontbrekend in plaats van te worden gegokt.
Kan ik meer dan eens importeren?
Ja. Importeer opnieuw voordat je overstapt om nieuwe afspraken mee te nemen. Rijen die al zijn geïmporteerd, worden herkend aan hun bron-ID en niet dubbel aangemaakt; gewijzigde rijen worden getoond als wijzigingen die jij accepteert.
Hoe zit het met medewerkers en ruimtes?
Professionals en resources in je export worden gekoppeld aan die in je werkomgeving of aangemaakt vanuit de lijst. Elke afspraak behoudt haar professional en ruimte. Medewerkers hoeven zich niet te registreren voordat je importeert; je kunt ze later uitnodigen.
Krijgen mijn klanten een bericht als ik importeer?
Nee. De import stuurt niemand iets. Geïmporteerde komende afspraken krijgen e-mailherinneringen van Maestira vanaf je overstapdag, niet eerder, zodat klanten niet door twee tools worden herinnerd. Bevestigingen en herinneringen gelden voor boekingen die worden gemaakt of gewijzigd nadat je live bent, per e-mail, en jij bepaalt hoe en wanneer je klanten over de overstap vertelt.
Hoe wordt met tijdzones omgegaan?
Je bevestigt de tijdzone van de bron tijdens het koppelen, en het voorbeeld toont elke afspraak op de tijd waarop die in je agenda verschijnt. Als je export tijdzones of formaten door elkaar gebruikt, worden die rijen gemarkeerd voor controle.
Wat gebeurt er met mijn oude boekingslinks?
Links in je Instagram-bio, op je website of in berichten vervang je zelf op je overstapdag. Een link die bij je oude tool hoort, blijft onder controle van die tool; wij kunnen hem niet omleiden. Tot je hem vervangt, komen boekingen via die link in de oude tool terecht, dus vervang hem op de dag dat je overstapt.
Wat moet ik controleren voordat ik live ga?
De afspraken van morgen naast je oude agenda; klanten die als mogelijk dubbel zijn gemarkeerd; elk beginsaldo dat nog als niet geverifieerd staat; de duur van behandelingen; en of je teamleden aan hun boekingen zijn toegewezen. Het voorbeeld zet dit allemaal op één plek.
Neem de komende week mee.
Importeer je komende afspraken, controleer het voorbeeld en werk vanuit de agenda van morgen. Jij kiest de dag waarop je overstapt.
We mailen je zodra de toegang opengaat. Je proefperiode van 60 dagen begint pas wanneer jij besluit echte boekingen aan te nemen in Maestira.